Akten vernichten unter Datenschutzeinhaltung

Egal, ob Unternehmensdaten oder private Daten. Wenn es um die Aktenvernichtung von personenbezogenen Daten geht, gibt es einiges zu beachten. Zunächst sollt es in Ihrem eigenen Interesse sein, dass personenbezogene Daten für Dritte unzugänglich gemacht werden und das ist nur durch eine korrekte Aktenvernichtung in Papierform möglich. Doch auch, wenn Ihnen das kein Anliegen ist, stehen Sie in der Pflicht die Daten rechtsgemäß zu vernichten.

Warum ein sensibler Umgang mit Daten wichtig ist und wie Sie die Akten korrekt vernichten können, zeigen wir Ihnen.

Sensibilität von persönlichen Daten beachten

Zunächst sollten Sie verstehen, was persönliche Daten eigentlich bedeuten. Solche Daten sind höchstsensibel und können, wenn Sie in die falschen Hände geraten, große Schäden verursachen. Nehmen Sie zum Beispiel an, dass Sie von einem Kunden die IBAN und BIC erhalten haben, um einen Rechnungsbetrag überweisen zu können. Nun haben Sie sich diese Daten aufgeschrieben und werfen den Zettel in den Müll. Das Worst-Case-Szenario würde wie folgt aussehen: Ein Dritter wühlt im Müll, findet den Zettel und räumt, in Form von Bestellungen, das gesamte Konto leer. Bis das auffällt, ist dieser bereits über alle Berge. So könnte eine Datenschutzmissachtung enden. Das können Sie aber vermeiden, indem Sie sich der Sensibilität solcher Daten bewusstwerden.

Auch der Vor- und Zunahme in Kombination mit dem Geburtsdatum sind höchst vertraulich. Denn mit diesen Daten kann Identitätsdiebstahl stattfinden. Wie Sie sehen, gibt es viele Gründe warum man seine eigenen persönlichen Daten und die von anderen sicher verwahren und anschließend vernichten sollte.

Der Klassiker sind Kontoauszüge, die oftmals ungeachtet im Müll entsorgt werden. Geht das erstmal schief, benötigen Sie viele Entspannungsübungen, um sich davon wieder zu erholen.

Aktenvernichtung muss DSGVO konform stattfinden

Wie Sie in unserem Aktenvernichter Test sehen, ist die Aktenvernichtung nicht nur wichtig, sondern unterliegt auch der Rechtsprechung der DSGVO: kurz für Datenschutzgrundverordnung. So muss die Aktenvernichtung nach den Vorschriften und somit Sicherheitsstufen der DIN 66399 erfolgen. In dieser wird festgehalten, welche personenbezogenen Daten, wie vernichtet werden müssen. Somit müssen bei der Vernichtung der Akten auch unterschiedliche Einstellung im Aktenvernichter vorgenommen werden. Den Aktenvernichter selbst, sollten Sie daher immer neu einstellen.

Daten in Papierform sicher vernichten mit einem Aktenvernichter

Für die Daten, die in Papierform vorliegen, wird daher klassisch ein Aktenvernichter verwendet. Dieser wird im Volksmund auch als Schredder bezeichnet. Er verfügt über unterschiedliche Einstellungen und vernichten Akten in kleine Streifen, sodass diese nicht mehr zusammengefügt werden können. Die Größe der Streifen ist einstellbar.

Der Vorteil im Privatgebrauch besteht in der eigenen Sicherheit. Wenn Sie ein Papier einfach zerknüllen, kann ein Dritter es wieder entfalten und wenn Sie dieses zerreißen, kann man es wieder zusammenkleben. Bei einem Aktenvernichter wäre das Zusammenkleben jedoch kaum möglich, da zu viele Schnippsel an Papier vorliegen, die nur schwer in Zusammenhang gebracht werden können. Wer jedoch auf Nummer sichergehen möchte, vernichtet die Akten nicht nur mit einem Aktenvernichter, sondern verbrennt Sie im Nachhinein.

Welche Daten sollten geschreddert werden?

Alle Daten, die personenbezogen vorliegen, sollten mit einem Aktenvernichter vernichtet werden und hierzu zählen nicht nur Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Kontodaten. Folgende Daten sind auch sensibel zu behandeln:

  • Anschrift
  • Daten zum Personalausweis oder anderen Karten
  • Vertragsunterlagen
  • Kundendaten 
  • Urkunden, Zertifikate
  • Börsenhandelsdaten
  • Identifikationsnummern, Steuernummern
  • Lohn- und Gehaltszettel
  • Und alle Dokumente, auf denen personenbezogene Daten sichtbar sind.

Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie nur Unterlagen schreddern, die Sie nicht mehr benötigen. Beispielsweise sollten Lohn- und Gehaltszettel bis zum Renteneintritt verwahrt werden und Steuerunterlagen bestenfalls ein Lebenslang vorhanden sein. Für die Verwahrung von Kundendaten und Daten von Dritten sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Diese sind von Fall zu Fall unterschiedlich und sind von Ihnen einzuhalten.